数电票怎么开、怎么归档、要存多少年-数字化转型-武汉聚鑫

开一张数电票是几下点击的事，出问题的是后面两步：归档只留一份 PDF 或打印件，以及以为电子的东西不用管保存年限。《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6号）第四条：以纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。而《会计档案管理办法》（财政部国家档案局令第79号）附表 1 里，原始凭证要存 30 年。

数电票和以前那种电子发票，差在哪

《国家税务总局关于推广应用全面数字化电子发票的公告》（国家税务总局公告2024年第11号，2024 年 12 月 1 日起施行）第一条：数电发票是《发票管理办法》中「电子发票」的一种，票面要素全面数字化、号码全国统一赋予，与纸质发票具有同等法律效力。

跟以前自己下载版式文件的电子发票比，差别有三处：

单一联次（第二条）。没有发票联、记账联之分，也就没有「哪一联才算数」的问题。
号码全国统一赋予（第四条）。号码 20 位：第 1-2 位是年度后两位，第 3-4 位是开票方所在省级税务局区域代码，第 5 位代表开具渠道，其余为顺序编码。发票代码加号码那一套没有了。
真正的那张票是结构化数据。《关于推广应用电子凭证会计数据标准的通知》（财会〔2025〕9号）第三部分第（一）项列了纳入标准的凭证种类，数电发票占两种：XML 格式的，以及内嵌 XBRL 的 OFD 格式的。

第三处决定了归档怎么做：数据电文才是那张发票，下载下来看和贴凭证的那份只是它的呈现方式。

开票和交付，依据在哪一条

公告第五条：税务机关建设全国统一的电子发票服务平台，提供免费的开票、用票服务。

交付看第九条：默认由平台自动交付，也可以走电子邮件、二维码、下载打印；选下载打印的，票面会自动标记「下载次数」「打印次数」——这两个字段本身就说明，那张纸不是发票，只是它的第 N 次打印。收票一方不能挑：《发票管理办法实施细则》（国家税务总局令第56号）第三条写明，电子发票与纸质发票的法律效力相同，任何单位和个人不得拒收。

开错了要红冲，第八条按对方确认了没有分两路：没做用途确认和入账确认的，开票方直接开红字发票；已确认过的，要经对方确认《红字发票信息确认单》，发起后 72 小时无人确认自动作废。

归档要留下哪些东西，只存 PDF 为什么不够

财会〔2020〕6号第一条界定范围：电子会计凭证指单位从外部接收的各类电子形式会计凭证，包括电子发票、财政电子票据、银行电子回单等；第二条给效力结论：来源合法、真实的电子会计凭证与纸质会计凭证具有同等法律效力。

能不能只留电子的，第三条要四个条件同时满足：凭证经查验合法真实；传输存储安全可靠、篡改能及时被发现；核算系统能完整接收和读取凭证及其元数据、能按规定格式输出、能防止重复入账；归档管理符合 79 号令等要求。分界线在第四条：打印出来贴凭证不违规，但打印件不能取代原件，两份都得在。

格式和元数据的要求在《电子档案管理办法》（国家档案局令第22号，2024 年 11 月 1 日起施行）里。第十六条：电子文件应当与元数据一并归档，归档格式应当开放、不绑定软硬件、可转换。第十七条第二款常被忽略：归档不得采用非开放的压缩、加密等技术措施。

合起来，一张数电票归档时该留的是：

原始的数据电文文件，也就是那份 XML，而不只是它的呈现件。
配套的元数据：发票号码、开票日期、购销双方、税额、用途确认状态、入账标识，以及被谁处理过。
查验记录，用来证明当时确实查过、结果为真。
呈现件可以留着方便人看，但不能只有它这一份；不要塞进加密压缩包，也不要只留在某个自己导不出来的外部系统账号里。

很多单位的系统眼下只能存呈现件。财会〔2025〕9号要求会计软件自《会计信息化工作规范》（财会〔2024〕11号）、《会计软件基本功能和服务规范》（财会〔2024〕12号）施行之日起 3 年内完成升级。跟不上不是免责理由，但说明该催谁改。

各类会计档案要存多少年

79 号令第十四条：保管期限分永久、定期两类，定期一般分 10 年和 30 年；期限从会计年度终了后的第一天算起。第十五条说明，各类会计档案原则上按附表执行，「本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限」。

附表 1《企业和其他组织会计档案保管期限表》共 16 项：

会计凭证类：原始凭证、记账凭证各 30 年。发票落在原始凭证里。
会计账簿类：总账、明细账、日记账、其他辅助性账簿都是 30 年；固定资产卡片那一格没写年限，备注是固定资产报废清理后保管 5 年。
财务会计报告类：月度、季度、半年度报告 10 年，年度财务会计报告永久。
其他会计资料类：银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表各 10 年，会计档案移交清册 30 年；会计档案保管清册、销毁清册、鉴定意见书都是永久。

国务院公报刊登该令时注明「以上附表略」，只看公报正文查不到年限，得翻国家档案局公布的含附表版本。

税务口径是另一条线。《税收征收管理法实施细则》（国务院令第362号）第二十九条：账簿、记账凭证、报表、完税凭证、发票等涉税资料应当保存 10 年。同一张发票被两个口径管着，按长的那个执行，落点仍是 30 年。

79 号令第二十九条另写明：不具备设立档案机构条件的单位和依法建账的个体工商户，参照本办法执行。

起算日、临时保管和到期销毁

起算点是会计年度终了后的第一天，不是收到发票那天。2026 年 3 月收到的发票属于 2026 会计年度，从 2027 年 1 月 1 日起算 30 年，2056 年 12 月 31 日届满；同年 11 月那张，届满日一样。

保管环节还有三条硬要求：

第十一条：当年形成的会计档案，会计年度终了后可由会计管理机构临时保管一年再移交，最长不超过三年，期间出纳人员不得兼管会计档案。
第十六至十八条：到期不能随手删。先鉴定并形成鉴定意见书，仍需保存的重新划定期限，确无保存价值的才可销毁；销毁要编制清册、五个岗位签署意见，电子的还要由档案、会计、信息系统三个机构共同派员监销。
第十九条：保管期满但未结清的债权债务会计凭证、涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质的单独抽出立卷、电子的单独转存，保管到未了事项完结为止。

被查账时要拿得出什么

不是「能打开一张 PDF」，而是能证明这份档案的来源和过程站得住。《电子档案管理办法》第三条要求来源可靠、程序规范、要素合规，并明确电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。79 号令第十二条第三款要求接收电子会计档案时检测其准确性、完整性、可用性、安全性，符合要求的才能接收。

备份标准很具体。《电子档案管理办法》第二十六条：应当在磁介质、光介质、缩微胶片等介质中选至少两种，以在线和离线方式保存至少三套完整数据，一套在线应用、两套备份。第二十八条：转换、迁移要留存操作过程记录，完成后再检测一次真实性、完整性、可用性、安全性。换系统、换服务器，最容易断的就是这一步。

做不到有后果。79 号令第二十七条：违反规定的，由县级以上人民政府财政部门、档案行政管理部门依据《会计法》《档案法》等法律法规处理处罚。